Évaluation de la performance de votre standard téléphonique

Vous souhaitez améliorer l’efficacité de votre standard téléphonique et optimiser la satisfaction client ? Ne laissez pas passer cette opportunité ! Notre équipe d’experts est prête à vous aider à évaluer et à perfectionner le fonctionnement de votre système de communication. Chaque appel manqué ou chaque réclamation peut avoir un impact sur votre entreprise. C’est pourquoi il est crucial d’analyser votre infrastructure actuelle et d’identifier les zones d’amélioration.

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Optimisez votre communication et garantissez la satisfaction de vos clients grâce à une meilleure gestion de votre standard téléphonique.

L’évaluation de la performance de votre standard téléphonique est cruciale pour garantir une communication efficace au sein de votre entreprise. Cette évaluation implique l’analyse de plusieurs indicateurs clés, tels que le taux d’appels manqués, le temps de réponse, et la satisfaction client. En utilisant des outils de suivi, vous pouvez identifier les points d’amélioration possibles et mettre en place des actions correctives adaptées. De plus, l’intégration d’un CRM avec votre standard peut optimiser davantage cette évaluation en fournissant des données pertinentes sur les interactions clients. Ce processus permet non seulement d’améliorer l’expérience utilisateur, mais aussi d’assurer une assistance technique efficace et un service client de qualité.

Dans un monde où la communication est essentielle, évaluer la performance de votre standard téléphonique devient primordial pour garantir une efficacité optimale. Cet article explore les avantages et les inconvénients de cette évaluation afin de vous aider à comprendre comment améliorer vos services et la satisfaction de vos clients.

Avantages

Évaluer la performance de votre standard téléphonique présente plusieurs avantages significatifs. Tout d’abord, cela permet d’identifier les points forts de votre système, comme la rapidité de réponse aux appels entrants. Une évaluation régulière peut également mettre en lumière les tendances de volume d’appels, facilitant ainsi la planification des ressources nécessaires pour faire face aux périodes de pointe.

De plus, une évaluation approfondie aide à détecter les appels manqués et à comprendre les raisons sous-jacentes, permettant alors de mettre en place des solutions pour améliorer l’accueil client et réduire le temps d’attente. L’utilisation d’outils de suivi pour mesurer des indicateurs clés de performance, tels que le taux de conversion des appels, assure également une meilleure gestion de votre service client.

Enfin, l’intégration d’un CRM avec votre standard téléphonique permet d’optimiser la communication interne, ce qui directement influence la satisfaction globale des clients, rendant l’expérience utilisateur plus fluide et efficace.

Inconvénients

standard téléphonique présente aussi des inconvénients. L’un des principaux défis est la mise en place de systèmes de mesure précis, qui peuvent s’avérer coûteux et nécessiter des formations approfondies du personnel. De plus, une attention excessive portée à ces métriques peut créer une pression inutile sur les employés, affectant ainsi leur moral et leur performance.

Il existe également des risques liés à la sécurité des données. En intégrant des outils d’évaluation et de suivi, il est crucial de garantir la confidentialité des informations des clients. La négligence à cet égard peut nuire à la réputation de l’entreprise et entraîner des réclamations.

Enfin, trop se concentrer sur les données peut entraîner une déshumanisation du service client, créant une ambiance où les clients ne se sentent pas écoutés et traités avec empathie.

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Dans un monde où la communication est primordiale, il est essentiel d’évaluer la performance de votre standard téléphonique. Cet article va explorer les différentes facettes de cette évaluation, en mettant en lumière les outils et les bonnes pratiques pour garantir une communication fluide et efficace au sein de votre entreprise.

Pourquoi évaluer votre standard téléphonique ?

L’évaluation de votre standard téléphonique est cruciale pour plusieurs raisons. D’abord, cela permet d’analyser la qualité des interactions entre vos équipes et vos clients. Une évaluation régulière aide également à identifier les points faibles de votre système, tels que les appels manqués, et ainsi améliorer globalement la satisfaction de vos clients. Pour mieux comprendre les appels manqués et savoir comment y remédier, consultez cet article ici.

Outils d’évaluation de la performance

Pour évaluer efficacement votre standard téléphonique, plusieurs outils sont à votre disposition. L’utilisation de logiciels de suivi permet d’analyser des indicateurs tels que le temps d’attente, le taux de décrochage et le temps de conversation. Ces outils offrent une vue d’ensemble sur l’activité de votre standard et aident à identifier les moments de pointe où des améliorations peuvent être nécessaires.

Intégration de CRM

L’intégration d’un CRM avec votre standard téléphonique peut considérablement améliorer votre communication. En effet, cela vous permet de rassembler toutes les informations client au même endroit, facilitant ainsi la gestion des appels et le suivi des interactions. Pour en savoir plus sur cette intégration, consultez cet article ici.

Améliorer l’expérience utilisateur

L’expérience utilisateur est au cœur de la performance de votre standard téléphonique. Pour optimiser cette expérience, il est essentiel d’écouter les retours clients et d’apporter les changements nécessaires. Des réclamations liées au standard téléphonique peuvent souvent révéler des aspects à améliorer. Pour des conseils pratiques sur le sujet, visitez cet article ici.

Évaluer la performance de votre standard téléphonique est donc une démarche essentielle pour garantir une communication efficace au sein de votre entreprise. Des outils adaptés et une attention particulière à l’expérience utilisateur vous permettront d’optimiser chaque interaction, tout en assurant la satisfaction de vos clients.

Importance de l’Évaluation de la Performance

L’évaluation de la performance d’un standard téléphonique est cruciale pour garantir son efficacité au sein de l’entreprise. Un standard performant contribue à une meilleure relation client et à une gestion optimisée des appels entrants.

Critères d’Évaluation

Temps d’attente

Le temps d’attente est un facteur déterminant qui affecte la satisfaction des clients. Un temps d’attente prolongé peut entraîner des frustrations et des opportunités perdues. L’analyse régulière de cette métrique permet d’identifier les périodes de pointe et d’ajuster les ressources en conséquence.

Appels Manqués

Les appels manqués constituent une autre mesure clé. En comprenant la fréquence et les raisons des appels non répondus, les entreprises peuvent mettre en place des stratégies pour les réduire, améliorant ainsi la satisfaction client.

Durée des Appels

La durée des appels peut également fournir des informations précieuses. Des appels trop longs peuvent indiquer des problèmes de communication, tandis que des appels trop courts peuvent signaler une résolution insuffisante des problèmes des clients.

Outils et Méthodes d’Évaluation

Systèmes de Reporting

Utiliser des systèmes de reporting avancés permet de suivre et d’analyser les performances du standard téléphonique en temps réel. Ces outils fournissent des données précises sur divers aspects, facilitant la prise de décisions stratégiques.

Écoute et Analyse des Appels

L’écoute et analyse des appels sont des méthodes essentielles pour évaluer la performance. Cela permet de comprendre les interactions client et d’identifier les domaines d’amélioration dans la formation ou les processus.

Impact sur la Satisfaction Client

Un standard téléphonique performant a un impact direct sur la satisfaction client. En optimisant la gestion des appels et en résolvant les problèmes plus efficacement, les entreprises peuvent améliorer l’expérience utilisateur, fidélisant par conséquent leur clientèle.

Formation et Amélioration Continue

Il est impératif d’investir dans la formation des employés pour qu’ils puissent utiliser efficacement le standard téléphonique. En favorisant une culture d’amélioration continue, les entreprises assurent une qualité de service qui répond aux attentes croissantes des clients.

L’évaluation de la performance de votre standard téléphonique est cruciale pour garantir une communication efficace au sein de votre entreprise. Cela inclut l’analyse de différents éléments tels que l’accueil client, la gestion des appels et l’intégration de technologies modernes. Dans cet article, nous aborderons les différentes dimensions à considérer pour optimiser votre système téléphonique et améliorer l’expérience utilisateur.

Les indicateurs clés de performance

Pour évaluer la performance de votre standard téléphonique, il est important de définir des indicateurs clés de performance (KPI). Ces indicateurs permettent de mesurer l’efficacité et la qualité de votre système. Parmi les KPIs courants, on trouve le taux d’appels manqués, le temps d’attente moyen, et la durée moyenne des appels. Chacun de ces éléments vous donnera une vision précise des points à améliorer.

Analyse des appels manqués

Les appels manqués représentent un problème courant dans les systèmes de téléphonie. Pour évaluer leur impact, il est essentiel d’analyser les raisons pour lesquelles ces appels n’ont pas été pris en charge. Cela pourrait être dû à un manque de disponibilité du personnel, à des temps d’attente trop longs ou à une configuration inadéquate du système. La mise en place d’outils de suivi peut aider à identifier ces problématiques et à mettre en place des solutions adéquates.

Utilisation de l’IVR

L’intégration d’un IVR (répondeur vocal interactif) peut augmenter l’efficacité de votre standard téléphonique tout en améliorant l’accueil client. Cet outil permet de rediriger les appels vers les services appropriés en offrant une expérience personnalisée. Pour cela, il est crucial de respecter certaines bonnes pratiques, comme la clarté des options proposées et la possibilité d’atteindre facilement un opérateur humain si nécessaire. Plus de détails sur l’organisation d’un IVR efficace peuvent être trouvés ici : Utilisation de l’IVR dans un standard téléphonique.

Satisfaction client et gestion des réclamations

La satisfaction client passe également par l’efficacité de votre standard téléphonique. Les réclamations liées aux délais de réponse ou à la qualité de l’appel peuvent ternir l’image de votre entreprise. Pour y remédier, il est conseillé d’investir dans des outils de suivi et d’assurer une formation continue de votre équipe. Une formation dédiée peut faire toute la différence pour garantir une communication réussie : Formation standard téléphonique.

Technologies et intégration CRM

La technologie évolue rapidement et il est fondamental de s’adapter pour optimiser vos systèmes. L’intégration d’un CRM (gestion de la relation client) avec votre système téléphonique permet une meilleure gestion des interactions avec les clients. Cela centralise les données et facilite une communication plus personnalisée, adaptant ainsi les réponses et le suivi à chaque client. En connectant ces systèmes, vous pouvez suivre les performances en temps réel et ajuster vos stratégies rapidement.

Les tendances actuelles

La téléphonie est en constante évolution, avec l’essor de solutions comme le standard téléphonique numérique et virtuel. Ces innovations offrent flexibilité et accessibilité, tout en garantissant une qualité sonore impeccable. Saisir ces opportunités peut optimiser les opérations et améliorer globalement l’expérience utilisateur. Pour en savoir plus sur les avantages d’un standard téléphonique, consultez cet article : Les avantages d’un standard téléphonique.

Évaluer et améliorer la performance de votre standard téléphonique est impératif pour une communication efficace. En suivant les indicateurs clés, en intégrant des outils modernes et en se concentrant sur la satisfaction client, vous assurerez le succès de votre entreprise.

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L’évaluation de la performance d’un standard téléphonique est essentielle pour assurer une communication efficace au sein de l’entreprise. Cela implique de mesurer différents indicateurs qui permettent d’identifier les points forts ainsi que les axes d’amélioration. Grâce à une analyse approfondie, il est possible de mettre en place des actions pour optimiser la satisfaction client et renforcer la productivité des équipes.

Importance des indicateurs clés de performance

Les indicateurs clés de performance (KPI) jouent un rôle crucial dans l’évaluation d’un standard téléphonique. Parmi les KPI les plus couramment utilisés, on trouve le taux d’appels manqués, le temps d’attente moyen, ainsi que le temps de traitement des appels. Ces statistiques fournissent une vision claire de l’efficacité du système et permettent d’identifier les éventuelles lacunes dans le service offert aux clients.

Analyse des appels manqués

L’un des éléments critiques lors de l’évaluation de la performance est l’analyse des appels manqués. Ces appels peuvent indiquer un problème de réactivité du standard téléphonique, que ce soit en raison d’une surcharge de travail ou d’une gestion inefficace. Pour réduire le nombre d’appels non répondus, il est primordial d’analyser les horaires de pointe et d’étudier les possibilités d’augmentation des ressources humaines ou d’optimisation de la réponse avec une IVR (réponse vocale interactive).

Optimisation du temps d’attente

Le temps d’attente est un élément souvent critiqué par les clients. Un standard téléphonique performant doit être capable de minimiser ce délai. En intégrant un système d’analytiques, il est possible de suivre les tendances de l’afflux d’appels et d’ajuster les équipes de manière proactive. Une attention particulière doit également être portée à la formation du personnel afin d’améliorer l’efficacité des interactions.

Utilisation des outils de suivi

Pour affiner l’évaluation de la performance, l’utilisation d’outils de suivi peut s’avérer déterminante. Ceux-ci permettent de collecter des données précises sur les interactions, le temps d’appel et la satisfaction client. Des rapports réguliers aident à identifier les tendances et les comportements des utilisateurs, offrant ainsi une information précieuse pour adapter les stratégies de communication.

Formation et développement des équipes

Un autre aspect fondamental réside dans la formation des agents du standard téléphonique. Des compétences solides et une connaissance approfondie des outils en place sont essentielles pour assurer une communication fluide et réactive. Il est essentiel de fournir constamment des formations adaptées afin de maximiser les performances et d’améliorer l’expérience utilisateur.

Intégration de solutions technologiques

L’intégration de solutions technologiques innovantes peut aussi contribuer à l’amélioration de la performance. En optant pour des systèmes de standard téléphonique VoIP, les entreprises peuvent bénéficier d’une flexibilité accrue et d’une meilleure gestion des communications. De plus, la connexion de votre standard à un CRM permet d’optimiser la relation client en facilitant l’accès aux informations pertinentes durant les appels.

Évaluation continue et ajustements

Il est important de comprendre que l’évaluation de la performance d’un standard téléphonique doit être un processus continu. Grâce à des analyses régulières, les entreprises peuvent ajuster leurs stratégies et mettre en œuvre des améliorations pour garantir une satisfaction client optimale. Analyser les retours d’expérience des clients et des équipes permet d’adapter les services offerts en permanence, répondant ainsi aux évolutions des besoins et attentes des utilisateurs.

L’évaluation de la performance de votre standard téléphonique est un processus essentiel pour garantir une communication efficace au sein de votre entreprise. Comprendre les éléments qui contribuent à la qualité et à l’efficacité du système téléphonique vous permet d’optimiser les interactions avec vos clients et d’améliorer globalement l’expérience utilisateur. Cet article aborde les différentes dimensions à prendre en compte lors de l’évaluation de la performance de votre standard téléphonique.

Analyse des appels entrants et manqués

L’un des principaux indicateurs de la performance de votre standard téléphonique est le taux d’appels entrants et d’appels manqués. Il est crucial d’analyser régulièrement ces données pour identifier les moments de forte affluence ainsi que les périodes où le nombre d’appels manqués est significatif. Une attention particulière portée à ces statistiques peut aider à ajuster le personnel de manière appropriée, garantissant ainsi que chaque appel est traité dans les meilleurs délais. Des outils spécifiques permettent de suivre ces informations et d’en faciliter l’analyse.

Utilisation d’un système d’IVR efficace

Les systèmes d’IVR (réponse vocale interactive) jouent un rôle fondamental dans l’accueil et la gestion des appels entrants. Pour maximiser les bénéfices d’une telle solution, il est important de concevoir un IVR intuitif et fluide. Cela réduit le risque de confusion pour l’appelant et permet un acheminement plus rapide vers le bon interlocuteur. Évaluer l’efficacité de votre IVR comprend également l’examen des retours d’expérience des utilisateurs et l’adaptation en fonction de leurs besoins.

Suivi de la satisfaction client

La satisfaction client est un élément clé pour évaluer la performance de votre standard téléphonique. Mettre en place des enquêtes de satisfaction post-appel peut fournir des informations précieuses sur l’expérience de l’utilisateur. Ces données permettront d’identifier les points de friction et les domaines à améliorer, contribuant ainsi à créer une atmosphère positive pour les clients. Pour une évaluation plus approfondie, vous pouvez également analyser les réclamations liées à votre standard téléphonique et formuler des stratégies pour les résoudre. Plus d’informations sont disponibles à ce sujet sur ce lien : réclamations liées au standard téléphonique.

Intégration avec d’autres outils de communication

Pour assurer une performance optimale de votre standard téléphonique, il est primordial d’examiner son intégration avec d’autres outils de communication, tels que les systèmes de gestion de la relation client (CRM). L’intégration d’un CRM avec votre standard téléphonique peut non seulement améliorer l’efficacité de la communication, mais aussi garantir un accès rapide à l’historique et aux informations des clients, ce qui facilite l’interaction. Cette synchronisation permet une approche plus personnalisée lors des appels, renforçant ainsi l’expérience utilisateur.

Évaluation des nouvelles technologies et normes

L’évolution rapide des technologies impose aux entreprises d’évaluer régulièrement les changements dans les normes de standard téléphonique. Cela inclut l’adoption de solutions de téléphonie VoIP, qui offrent des fonctionnalités avancées, telles que la vidéo et le chat en temps réel. Il est essentiel de rester informé sur les dernières tendances technologiques pour adapter votre système et en tirer le meilleur parti. Pour plus de détails, consultez ce lien sur les changements dans les normes téléphoniques.

Évaluer la performance de votre standard téléphonique implique une analyse minutieuse de plusieurs aspects, y compris la gestion des appels, l’intégration avec d’autres outils, et le feedback client. Investir du temps et des ressources dans cette évaluation vous permettra d’améliorer l’efficacité de votre système et, par conséquent, la satisfaction de vos clients.

Dans un monde où la communication est devenue essentielle au bon fonctionnement des entreprises, il est impératif d’évaluer régulièrement la performance de votre standard téléphonique. Cette évaluation permet non seulement de garantir une expérience utilisateur optimale, mais aussi de répondre efficacement aux besoins des clients. Pour ce faire, il est crucial de mesurer divers indicateurs de performance, tels que le taux d’appels manqués, les délais d’attente, et surtout, la satisfaction client.

L’une des premières étapes de cette évaluation consiste à analyser les appels manqués. Il est important de comprendre pourquoi ces appels n’ont pas été pris en charge. Cela peut indiquer un besoin d’amélioration dans la gestion de l’appel ou une insuffisance en termes de personnel aux heures de pointe. En identifiant ces moments clés, les entreprises peuvent mieux se préparer et adapter leurs ressources en conséquence.

Un autre aspect essentiel est l’utilisation de l’IVR, qui, lorsqu’il est bien utilisé, peut considérablement améliorer l’expérience utilisateur. L’IVR aide à diriger les appels de manière efficace, ce qui réduit le temps d’attente et améliore la satisfaction. De plus, des outils de suivi des performances permettent d’analyser les interactions et d’ajuster le système en fonction des retours clients.

Enfin, l’intégration d’un CRM avec votre standard téléphonique offre une vue d’ensemble des interactions client et permet une communication optimisée. Cette synergie entre la téléphonie et la gestion de la relation client peut générer des résultats positifs significatifs. En intégrant ces processus, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur service client, mais aussi favoriser une relation durable avec leurs clients.

FAQ – Évaluation de la performance de votre standard téléphonique

À l’heure où la communication joue un rôle primordial dans la satisfaction client, il est fondamental d’évaluer régulièrement la performance de votre standard téléphonique. Un entrepreneur témoigne : « Avant de mettre en place des outils de suivi, je ne réalisais pas combien d’appels étaient manqués. Grâce à cette évaluation, j’ai pu identifier les heures de forte affluence et adapter mes équipes en conséquence, ce qui a considérablement amélioré notre réactivité. »

Un autre utilisateur souligne : « L’intégration d’un CRM à notre système de standard téléphonique a révolutionné notre approche commerciale. Nous avons accès à une vue d’ensemble sur nos interactions clients, ce qui nous permet d’être plus proactifs et d’offrir un service sur mesure. » Cette synergie entre le CRM et le standard facilite la gestion des réclamations et augmente la satisfaction client.

Un responsable d’une PME note également : « Nous avons décidé d’adopter un standard téléphonique numérique après avoir constaté les limites de notre ancien système. La flexibilité et la sécurité qu’il offre sont incomparables. Cela nous a permis de répondre à nos clients de manière plus efficace et rapide. »

Enfin, un agent de call center mentionne : « Grâce à une formation appropriée sur l’IVR, nous avons pu minimiser le temps d’attente des appelants. Cela a amélioré l’expérience utilisateur et, par conséquent, notre image auprès des clients. Une bonne formation peut vraiment transformer la manière dont nous accueillons les clients. »

La performance d’un standard téléphonique n’est pas à négliger. Les témoignages démontrent l’importance d’évaluer régulièrement son efficacité pour optimiser les services clients et améliorer l’accueil.

Ne laissez pas la communication de votre entreprise au hasard ! Évaluez la performance de votre standard téléphonique afin de garantir que vos clients reçoivent l’assistance de qualité qu’ils méritent. Une solution adaptée peut faire toute la différence dans l’expérience utilisateur et la satisfaction client.

Nous sommes là pour vous accompagner dans cette démarche. Pour en savoir plus sur la façon d’optimiser votre standard téléphonique et améliorer la relation client, n’hésitez pas à nous contacter. Visitez notre page de contact dès maintenant et faisons un point ensemble sur vos besoins ! Cliquez ici pour nous rejoindre.

L’évaluation de la performance d’un standard téléphonique est cruciale pour optimiser la communication au sein d’une entreprise. Cela implique l’analyse de divers indicateurs clés qui mesurent l’efficacité du système en place. Il ne s’agit pas seulement de compter le nombre d’appels entrants ou sortants, mais également d’analyser la qualité des interactions.

Un des premiers aspects à prendre en compte est le taux d’appels manqués. Cela représente un indicateur pertinent de l’efficacité d’un standard. Un taux élevé d’appels manqués peut signaler plusieurs problèmes, tels qu’un manque de personnel, une mauvaise répartition des appels ou des dysfonctionnements techniques. En identifiant la cause de ces appels manqués, il est possible de prendre des mesures pour améliorer la prise en charge des clients.

Un autre indicateur fondamental est le temps moyen de réponse. Mesurer ce temps permet de comprendre dans quelle mesure les clients sont pris en charge dès qu’ils entrent en contact avec le standard téléphonique. En général, un temps de réponse court est synonyme de satisfaction client élevée. Cela peut également influencer la perception globale de l’entreprise.

Pour maximiser l’accueil client, l’intégration d’un système IVR (réponse vocale interactive) peut s’avérer bénéfique. L’IVR permet de guider les appelants vers le bon service sans passer par un opérateur, ce qui peut grandement réduire le temps d’attente et ainsi améliorer l’expérience utilisateur. Évaluer l’efficacité de cet outil est donc essentiel, en tenant compte de la clarté des messages et de la facilité de navigation.

La satisfaction client doit également être un critère d’évaluation. Des enquêtes de satisfaction après un appel peuvent fournir des données précieuses sur le ressenti des clients. En utilisant ces informations, une entreprise peut apporter des ajustements à ses processus et à la formation de son personnel, favorisant ainsi une communication plus efficace.

La fiabilité du standard téléphonique est également un élément à considérer. Un système en panne ou sujets à des interruptions fréquentes affectera inévitablement la performance. Par conséquent, il est conseillé de suivre l’historique des pannes et d’analyser les temps de disponibilité des équipes. Les outils modernes permettent également de générer des rapports détaillés sur ces aspects.

Il est important de ne pas sous-estimer la valeur d’un CRM (système de gestion de la relation client) intégré à votre standard téléphonique. Cette intégration permet de centraliser les informations concernant les clients, facilitant ainsi une communication plus fluide et un suivi rigoureux. Évaluer l’usage et l’efficacité de cette intégration contribuera à renforcer la relation client.

Les retours d’expérience des collaborateurs travaillant au standard sont tout aussi importants. Ils peuvent fournir des indications sur les situations récurrentes et les problèmes d’efficacité. En collectant ces retours, l’entreprise peut ajuster ses pratiques et sa formation, renforçant ainsi le service client.

Enfin, pour une évaluation complète, il est conseillé de comparer votre standard téléphonique aux nouveaux enjeux de téléphonie VoIP. Ces technologies évoluent rapidement et peuvent offrir des solutions à divers problèmes rencontrés avec les standards traditionnels. Rester attentif aux avancées technologiques permettra à l’entreprise de conserver sa compétitivité sur le marché. En se basant sur ces différents critères, une entreprise peut établir un diagnostic précis et continuer à améliorer la performance de son standard téléphonique.

Romane Durand

Bonjour, je m’appelle Romane, j’ai 47 ans et je suis experte en téléphonie VoIP. Avec plus de 15 ans d’expérience dans le domaine, je mets mes compétences au service des entreprises pour optimiser leur communication. Passionnée par les nouvelles technologies, j’accompagne mes clients dans la mise en place de solutions adaptées à leurs besoins.